Halo 👋 assalamualaikum. Setelah membahas tentang bagaimana mencari supervisor S3, dan telah menemukan daftar calon supervisor, maka action selanjutnya adalah membuka komunikasi dengan calon supervisor S3.

Apa yang perlu dipersiapkan?

✅️ Pastikan punya alamat email yang menunjukkan identitas jelas (formal), bukan nama alay.
✅️ Siapkan draft email dengan susunan: pembuka, isi, dan penutup yang sopan, tidak terlalu mengada-ada. Apa adanya dan elegan.
✅️ Siapkan sertifikat test bahasa yang masih valid (jika berniat kuliah di Luar Negeri(LN)). Berapa pun score yang didapatkan, coba saja. Beberapa supervisor melihat kegigihan dan daya juang belajar. Jika kualifikasi bahasa dirasa kurang oleh supervisor, tingkatkan lagi. Jangan khawatir dengan penolakan!
✅️ Publikasi, tidak wajib tapi ini salah satu gold card untuk meyakinkan supervisor bahwa kita layak dibimbing oleh beliau. Mayoritas S3 itu adalah riset, dan dengan adanya punya publikasi itu menandakan adanya pengalaman kita di lingkup riset. Mau tidak mau, harus punya publikasi sebelum daftar S3.
✅️ Curicullum Vitae (CV) semakin plain semakin bagus dan sesuaikan dengan syarat kebutuhan mendaftar S3. Misalnya: identitas jelas (nama dan foto, latar belakang pendidikan (jelaskan courses yang relate pada stratanya, judul skripsi dan tesis, GPA), working experiences (jelaskan tentang job responsibilities), research grants, publications (bisa dipecah jadi journals dan conferences) atau books (if any), reference (2 atau 3 orang yang berpengaruh dan relate dengan keilmuan, alternatifnya: dosen pembimbing pertama saat S2, pimpinan di tempat kerja, dan atau rekan yang lebih tinggi jabatan keilmuannya di tempat kerja).
✅️ Motivation Letter (optional).

Bagaimana memulai komunikasi?

Karena komunikasi awal pasti menggunakan email, maka gunakan bahasa seformal dan seinformatif mungkin. Baiklah, apa saja poin yang perlu disampaikan saat membuat email pertama kali untuk memulai komunikasi dengan calon supervisor.

🌻 Perkenalkan nama lengkap dan tempat bekerja saat ini atau dari lulusan mana, singkat saja, karena detailnya nanti di CV.
🌻 Jelaskan tujuan mengirimkan email dan sampaikan bahwa tertarik dengan salah satu publikasi beliau yang judulnya XXX ingin didalami juga. Jadi, ya, harus kepo banget tentang riset dan publikasi beliau. Syukur-syukur kalau kamu sudah ada publikasi tentang topik sejenis juga 😃👍
🌻 Tanyakan apakah ada kesempatan untuk dimbimbing oleh beliau di jenjang S3?
🌻 Lampirkan CV, sertifikat bahasa dan motivation letter.
🌻 Jangan lupa untuk ucapkan terima kasih sebagai penutupnya.

Karena detailnya sudah ada di attachment sebaiknya isi email tidak perlu bertele-tele. Untuk subject berikan yang judul yang singkat, padat, dan jelas. Misalnya “doctoral sudent position in (bidang…)”, “interesting in (bidang penelitian)”, etc.

Setelah mengirim email, apa tahap selanjutnya?

Berdoa yang jelas 😃. Apalagi coba, kan sudah berusaha, eh belum maksimal ding kalau baru nyoba 1. Beri jeda satu minggu, karena batas maksimum merespon email di awal-awal perkenalan adalah 1 minggu. Jika tidak ada balasan, jangan terlalu berharap, bisa tebar jaring lagi ke pilihan supervisor berikutnya. Jangan bosan yaaa, karena ada yang sampai mengirim email ke empat puluhan lebih profesor dan direspon cuma 1 atau 2. Semangat terus! 💪

Meskipun demikian, ada hal-hal yang perlu diingat:

❌️ Jangan menggunakan multiple konten email dan motivation letter ke semua calon supervisor. Salah nyebut nama profesor atau nama afiliasi profesor. Bisa jadi spesifik masing-masing profesor berbeda. Misalnya saja nih di bidang IT, itu masih luas banget, lebih spesifiknha informatika,di informatika bidangnya juga banyak, misal saya ambil contoh bidang Komputasi Cerdas dan Visualisasi, ini pun masih terbagi lagi sub-ilmunya ada yang ke ranah Natural Language Processing, Machine Learning, Computer Vision, dll. Jadi, logikanya sangat mungkin satu profesor itu spesifik bidang ilmunya berbeda dengan calon supervisor kita yang lain. Ya, logikanya semakin tinggi jenjang pendidikan kita, semakin spesifik ilmu yang kota pelajari.
❌️ Jangan buru-buru follow up, atau terkesan memaksa untuk membalas email kita.
❌️ Sebaiknya tidak mengirimkan email di akhir pekan.

Jadi, kurang lebih seperti itu ya teman-teman untuk memulai membangun komunikasi dengan calon supervisor kita. Terus bergerak, namun dengan cara elegan bukan gradakan 😃. Semoga sukses ya, semoga emailnya berbalas, dan tidak bertepuk sebelah tangan. Hehehe.

Semangat semuanya, sehat-sehat selalu. Wassalamualaikum.

Okayama-shi, selepas subuh